Office Manager & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mit KI-Fokus

Bei signTEK bauen wir seit 2006 anspruchsvolle E-Commerce-Lösungen für Hersteller, Händler und Marken, B2B wie B2C. Heute arbeiten wir KI-first: in der Entwicklung, im Projektmanagement und in der Verwaltung.

Du sorgst dafür, dass der Alltag funktioniert

Du bist die zentrale Stelle für Geschäftsführung, Verwaltung und Büro. Du erkennst, was gebraucht wird, kümmerst dich selbstständig darum und machst Abläufe mit KI und Automatisierung schrittweise einfacher. Dabei arbeitest du diskret, zuverlässig und mit einem guten Gespür dafür, was gerade wichtig ist.

• Geschäftsführung entlasten: Du koordinierst Termine, bereitest Unterlagen vor, hältst offene Themen nach und kommst bei Problemen gleich mit Lösungsvorschlägen.
• Verwaltung und Finanzen: Du betreust Versicherungen, bereitest die Personalabrechnung und die Buchhaltung vor und erstellst Kundenrechnungen, sorgfältig und fristgerecht.
• Zahlen im Blick: Du erkennst Abweichungen bei Projektstunden, Budgets, Auslastung oder in der BWA, gehst den Ursachen nach und meldest dich frühzeitig mit einer Einschätzung.
• Abläufe automatisieren: Du probierst KI-Tools aus, automatisierst wiederkehrende Aufgaben und beschreibst Anforderungen so, dass andere sie umsetzen können.
• Büro organisieren: Du koordinierst Dienstleister und sorgst für Ausstattung und ein einladendes Büro.
• Ordnung und Sauberkeit: Du hast im Blick, dass unser Büro aufgeräumt und sauber ist, steuerst den Reinigungsdienst und packst bei Kleinigkeiten zwischendurch selbst mit an, etwa Geschirr oder Küche.
• Teamkultur: Du sorgst dafür, dass sich alle bei uns wohlfühlen, begrüßt neue Kolleg:innen und organisierst unsere Teamevents.

Das bringst du mit

• Kaufmännische Basis: Erfahrung in Assistenz, Office Management oder kaufmännischer Verwaltung, idealerweise 2 bis 5 Jahre.
• Eigeninitiative: Du setzt Prioritäten, bringst Aufgaben zu Ende und weißt, wann du die Geschäftsführung einbindest.
• Zahlenverständnis: Du siehst genauer hin, wenn Zahlen nicht passen. Controller:in musst du nicht sein.
• Lust auf KI: Du willst Arbeit vereinfachen und probierst digitale Werkzeuge aus. Programmierkenntnisse brauchst du nicht.
• Diskretion und Sorgfalt: Du gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um.
• Anpacken: Du erleichterst anderen gern den Alltag und siehst, was zu tun ist, ohne dass man dich bitten muss.

Wie du bei uns arbeitest

Du bekommst klare Zuständigkeiten und Entscheidungsspielräume. Viele Abläufe haben wir bereits mit KI und Automatisierung verändert. Du greifst diese Ansätze auf und entwickelst sie weiter. Gutes Office Management zeigt sich für uns darin, dass der Alltag läuft, wichtige Themen rechtzeitig sichtbar werden und die Organisation mit dir besser wird.

Das wartet auf dich

• Gestaltungsspielraum: Du entwickelst unsere Verwaltung mit KI aktiv weiter.
• Gehalt: 42.000 bis 55.000 Euro brutto im Jahr bei Vollzeit, je nach Erfahrung. Zusätzlich: Betriebsrente und private Krankenzusatzversicherung.
• Teilzeit möglich: Die Stelle gibt es in Vollzeit oder in Teilzeit ab 30 Stunden pro Woche.
• KI-Werkzeuge inklusive: Bezahlte Zugänge zu Claude, ChatGPT und Gemini sowie Marvin, unser eigener KI-Assistent.
• Hybrid, flexibel und zentral: Dienstag bis Donnerstag im Büro, wenige Minuten vom Mannheimer Hauptbahnhof, Montag und Freitag mobil. Deine Arbeitszeiten stimmst du flexibel mit dem Team ab.
• Gemeinsam am Tisch: Warmes Mittagessen im Büro und regelmäßige Teamevents.
• Und das Übliche, nur gut gemacht: 30 Urlaubstage, jedes Jahr eine Weiterbildung, Jobrad und hochwertige Hardware. Nicht umsonst sind wir kununu Top Company 2022 bis 2026.

Deine Bewerbung

Bewirb dich über den Button „Jetzt bewerben“. Lade deinen Lebenslauf hoch und nenn uns deinen frühestmöglichen Starttermin. Ein Anschreiben brauchst du nicht. Erzähl uns stattdessen kurz: Welchen Ablauf hast du schon einmal deutlich einfacher gemacht, und wie? Und: Was erwartest du von einem Unternehmen, das KI wirklich ernst nimmt?

Die Stelle ist ab dem 1. Dezember 2026 zu besetzen. Du hörst innerhalb von 5 Werktagen von uns. Danach lernen wir uns in einem Gespräch kennen. Wenn es passt, folgt eine kleine praxisnahe Aufgabe, bei der KI ausdrücklich erlaubt ist. Dein Ansprechpartner ist Steffen Höpfinger.